TIPOS DE DOCUMENTOS DE RECIBO Y DE ENTREGA

El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo, un cheque, un pagare o mercaderías.El recibo es un medio de prueba fundamental para justificar un pago de dinero o la entrega de otros efectos. En ello radica su importancia, por lo cual conviene no omitir ninguno de los siguientes datos: Requisitos o datos del recibo.Los recibos deben contener los siguientes datos:

- Lugar y fecha de su emisión.
- Nombre de la persona que entrega y de la que recibe.
- Cantidad recibida en letras y números.
- Efectos recibidos.
- Origen de lo que se entrega o paga.
- Firma de la persona que recibe

Tipos de documentos de recibo y entrega de mercancía 

En el proceso de la recepción se deben tener los siguientes documentos:

• Lista de empaque:

La lista de empaque es un documento que permite al exportador, al transportista, a la compañía de seguros, a la aduana y al comprador, identificar las mercancías y saber qué contiene cada bulto o caja; por ello debe realizarse una lista de empaque metódica, que coincida con la factura.

• factura:

la factura de venta se constituye como un título valor, que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar, o remitir al comprador o beneficiario del servicio, con el objetivo de que dicho documento certifique la operación de consumo efectuada.

• nota de remisión:

La nota de remisión es un documento mercantil interno de las compañías, que sirve como prueba documental en todo acto de compra venta comercial, cuya función es dejar constancia, a través de la firma del receptor, de la recepción de un pedido de mercadería.

• registro tarja:

En cuanto al tarjador podemos decir que es una persona que tiene que cumplir con unos lineamientos y de conocimientos para ser una persona capaz de realizar esta operación, los conocimientos que debe tener un tarjador comienzan en: saber los diferentes tipos de contenedores y sus respectivas características; la naturaleza de la carga, si es frágil, perecedera, extra dimensional, peligrosa, para poder determinar los lugares adecuados para su almacenamiento y los requerimientos técnicos para su manipulación y movilización; también debe tener conocimientos en los tipos de documentos necesarios para el recibo, la entrega, la verificación y el registro de las mercancías dentro de las instalaciones portuarias, para llevar un estricto control sobre lo que sale a exportación lo que viene de importación, en los patios(hablando de contenedores y mercancía extra dimensional) como en las bodegas.

• copia de solicitud y orden de compra:

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden
- Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

Para el despacho de la mercancía se debe tener:

• Orden de despacho

Una orden de despacho es un documento que es entregado cuando existen pedidos de mercancía y estos van a ser transportados y recibidos, además son muy necesarios para la contabilidad de la empresa que la emite.

• Orden de venta 

Una orden de venta es una pre factura o una orden de trabajo. También se puede utilizar como una cotización. La orden de venta tiene las siguientes características: Se pueden editar los datos, productos y cantidades antes de ser convertida en una factura.